Ao conversar com pessoas que residem em condomínios é muito comum ouvir expressões do tipo: (a) Que chato, hoje é dia de assembleia. (b) Nossa, estou tão cansado, não vou à assembleia, pois não estou com paciência para me incomodar hoje.

Quem trabalha com condomínios e que nunca se deparou com exclamações como estas?

Morar em condomínio é coisa séria, pois, ao contrário do que se pratica, a propriedade dos condôminos abrange, além de suas unidades autônomas, as áreas comuns do prédio. É exatamente o que diz o artigo 1.331, do Código Civil:

Pode haver, em edificações, partes que são propriedade exclusiva, e partes que são propriedade comum dos condôminos.

Por este motivo, não basta que os condôminos cuidem apenas da conservação de suas unidades, mas sim de toda a universalidade da edificação, fato que somente poderá ocorrer por meio da participação recorrente às assembleias.

No entanto, em que pese a importância das assembleias, estas contam com participações mínimas, cujos índices variam entre 10% e 25% do total dos condôminos, o que por si só é um contrassenso, pois como alguém irá zelar
por aquilo que não conhece?
Willian Edwards Deming, um dos pais da administração diz que:

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia.”

Já o ditado popular nos ensina que “quem engorda o porco é o olho do dono”. Ora, não é óbvio que a participação nas assembleias é algo indispensável?
Nem tanto.
Vários estudiosos já analisaram o caso e identificaram como os principais motivos para os baixos índices de participação nas assembleias os seguintes itens:

  1. Excesso de tempo gasto com o ato.
  2. Má comunicação do edital de convocação.
  3. Falta de clareza da pauta.
  4. Discussões intermináveis sobre assuntos fora da pauta.
  5. Desorganização do processo implementado no ato.
  6. Conflitos e agressões gerados entre os condôminos.

Um dado que todo gestor condominial sabe e que não necessita de nenhuma pesquisa cientifica para que seja constatado é o fato de que aqueles que não comparecem às assembleias são os que mais reclamam das decisões tomadas pela coletividade, especialmente nos assuntos deliberáveis sem a necessidade de participação de quórum especial.

Agora você deve estar se perguntando: então como faço para mudar esta realidade? Aí vão algumas dicas que derivam de alguns cases de sucesso:

Antes da assembleia.

  • Elaborar um edital claro e com poucos itens de pauta.
  • Realizar assembleias mais curtas e com uma maior periodicidade.
  • Divulgar o edital na forma determinada pela convenção. Além disso, entregar o edital pela via protocolar, afixá-lo nas áreas comuns com grande circulação de pessoas e enviá-lo pela via eletrônica oficial de comunicação interna existente.
  • Elaborar o edital com base nas necessidades circunstanciais e solicitar auxílio dos condôminos para tanto – pesquisas e enquetes são sempre bem-vindas para criar engajamento.
  • Realizar o convite pessoalmente aos condôminos.
  • Evitar a elaboração de editais que contenham o tópico “assuntos gerais”.

Durante a assembleia.

  • Formatar e implementar um processo (workflow) eficiente para a condução dos trabalhos.
  • Informar o processo adotado para que os condôminos se familiarizem com ele.
  • Elaborar um contrato moral com os condôminos presentes, pedindo para que estes apenas se manifestem sobre os assuntos constantes da pauta.
  • Dentro do contrato moral, estabelecer 4 filtros concomitantes para a manifestação dos presentes, quais sejam: O que será dito é (a) bom? (b) Verdadeiro? (c) Útil? Irá ofender alguém? Se não é bom, nem verdadeiro, muito menos útil e ainda irá ofender alguém, é melhor que não seja dito!
  • Estabelecer um cronograma com horários definidos para início e fim de abordagem de cada assunto pautado.
  • Definir critérios objetivos para que os presentes possam se manifestar. Ex: Levantar a mão antes de falar. Levantar-se e formar uma fila em local previamente definido.
  • Fixar a forma de votação dos itens pautados.
  • Estabelecer um momento de confraternização após o ato formal.

Alterar uma cultura já enraizada não ocorre do dia para noite. Muito esforço, dedicação, constância, disciplina e diálogo são necessários para que isto ocorra.

É certo que há uma tendência relacionada à ausência de comprometimento das pessoas, posto que as rotinas ocupacionais humanas estão cada vez mais aceleradas e desgastantes, fazendo com que os indivíduos não mais estejam dispostos a se comprometer com questões reputadas pouco interessantes.

Apesar disso, o gestor condominial deve ser resiliente e encorajar os condôminos a participarem das assembleias, tornando os atos mais agradáveis, leves e eficientes.


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Comentários

  1. Elione Medeiros

    Ótimo texto
    Existem exceções quando se diz que aqueles que não vão às assembleias são os que mais reclamam. Eu por exemplo, não às vezes não vou pela falta de civilidade dos presentes. Vejo que isso é uma tônica nas reuniões condominiais.

  2. Luiz

    E difícil conviver com condôminos inadiplentes que vão as reuniões para insistir em repetir assuntos sem relevância e que na trazem nenhum benefício. Desse modo minha opinião como morador e me fazer representado através de procuração.